Agilidade na tramitação dos processos administrativos, maior detalhamento das movimentações e redução de despesas com relação a material de consumo. Estas são algumas das vantagens que já podem ser vistas na Justiça Federal no Ceará desde que foi implantado, pelo Núcleo de Tecnologia da Informação, o Sistema Fluxus. O novo programa controla todos os processos administrativos, realizando a virtualização desses documentos.
A idéia de criar o sistema veio em 2005, a partir do grande volume de processos administrativos físicos que dificultava o gerenciamento. A fase de desenvolvimento iniciou-se em 2006 e, em outubro de 2007, o Fluxus passou a funcionar efetivamente, após testes, ajustes e treinamentos. “Com o Fluxus é possível acompanhar o andamento do processo, identificar por quanto tempo esteve em cada setor, onde se encontra, ver documentos anexados, dentre outras funções”, explica o supervisor do setor de análise e desenvolvimento de sistemas da JFCE, Gervásio Kayser Pinheiro.
Em seis meses de uso, o Fluxus já apresenta cerca de 4.800 processos cadastrados. A meta da equipe do NTI é ter 100% dos processos administrativos virtualizados em um período estimado de um ano após a implantação. Um ponto forte do Fluxus é que ele foi desenvolvido utilizando uma plataforma livre, o que não acarretou custos extras com compra ou licenciamento de programas.
“Uma portaria, em média, demorava de quatro a cinco dias para ser assinada. Hoje, ela demora de quatro a cinco minutos. O que leva tempo é só o acesso do usuário ao sistema”, exemplifica Kayser a agilidade trazida com o programa. O supervisor admite que um dos principais desafios foi a adaptação por parte dos servidores, mas isso foi minimizado com a participação destes em todo o processo, desde a escolha do nome do programa até treinamentos voltados ao perfil dos usuários das jurisdições.
“A gente perdia muito tempo procurando processos aqui e em outros setores. O Fluxus melhorou bastante porque já temos uma visão em tempo real de onde eles estão e em que fase se encontram”, garante Jerônimo Filho de Abreu, supervisor de um dos setores que mais utiliza o Fluxus, o de Licitação e Contratos. Para ele, apesar de alguns problemas normais ao início de qualquer programa, o Sistema Fluxus facilitou muito o trabalho do setor por onde passam 90% dos processos administrativos.
O coordenador de implantação de sistemas da Seção Judiciária no Ceará, Luís José Machado de Sousa, acrescenta que o Sistema Fluxus foi elaborado para atender toda a 5ª Região, inclusive o Tribunal Regional Federal. “No Ceará, o programa já está em produção, mas está em processo de implantação nas seccionais de Alagoas, Sergipe, Rio Grande do Norte e Paraíba”, informa.
Gervásio Kayser ainda ressalta que a iniciativa é inédita no setor público. “O sistema é pioneiro na Justiça Federal como um todo, não só aqui no Ceará. O Fluxus, na verdade, não é só um novo sistema. Ele é um novo paradigma de Tecnologia da Informação na 5ª Região”, define o supervisor.
“O Sistema Fluxus é resultado da dedicação e do trabalho incansável da equipe do NTI. É um privilégio ver nascer no Ceará uma iniciativa de sucesso como essa que nos confirma como a informática é um poderoso instrumento para uma gestão eficiente”, destaca o Diretor do Foro, juiz federal Augustino Lima Chaves. Até abril de 2008, a atual gestão investirá mais de R$ 2,2 milhões em equipamentos de informática.
Vantagens do Sistema Fluxus:
- Documento eletrônico;
- Maior detalhamento das movimentações;
- Flexibilização das pesquisas;
- Facilitar a gestão nas unidades administrativas;
- Backup de dados horário;
- Possibilidade de envio de processos entre Seções Judiciárias e TRF;
- Rapidez no trâmite dos processos;
- Acesso via intranet / internet;
- Despachos urgentes;
- Independência de localização física;
- Entrega on-line de processos;
- Redução de despesas com relação a material de consumo;
- Contribuição com o meio ambiente.
