A Comissão de Avaliação Documental da Justiça Federal no Ceará comemora o número de processos descartados, desde o anúncio do primeiro edital, em outubro de 2011, até o edital de maio de 2012. São 9.644 processos, equivalentes a 4.164 kg de papel. O número surpreende.
Se esses números surpreendem, então, adicionemos outros 9.019 processos que aguardam prazo para descarte. Em verdade, os números significam que cerca de 18.663 processos já foram analisados por essa Comissão. Os trabalhos iniciais da CAD começaram com os agravos de instrumento. Agora, os servidores que compõem a Comissão analisam as ações de execução fiscal.
Regida pela Resolução n. 23/2008, do Conselho da Justiça Federal, e pela Portaria n. 863/2011, da Diretoria do Foro, a Comissão de Avaliação Documental – CAD tem como objeto a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Interatividade valoriza as atividades na CAD
Os momentos que passamos com os servidores que compõem a CAD mostraram que as boas práticas desenvolvidas nas análises dos processos são o resultado da interação, do diálogo existente entre seus membros. Para Gilson Holanda (9ª Vara Federal – Execuções Fiscais) o fato de se trabalhar com colegas de varas federais com especialidades diversas contribui para o conhecimento do tipo de documento que se analisa, sua importância, sua preservação ou não dentro do processo.
De uma forma mais didática, nas análises desses processos, guardam-se o rosto da petição inicial, a sentença extintiva e o trânsito em julgado, que poderão ser acrescentados de outras peças importantes. Graças a essa interação dos membros da CAD, vale a experiência de cada um para definir que tipo de documento é necessário ser preservado.
Como cada processo tem sua história, a Comissão interage. Procede à analise de cada um, identificando e compreedendo a particularidade do trabalho desenvolvido pela vara federal, à época. “As experiências de uma equipe mista resultam em soluções inovadoras que otimizam o trabalho do grupo e dinamizam o trabalho da Comissão”, esclarece Denise Feitosa Nunes (10ª Vara Federal – Criminal).
A diversidade de servidores, suas experiências, facilita o aprendizado, tão necessário às análises dos processos bem como coloca os componentes dessa Comissão diante dos desafios e do dia-a-dia de cada um, em suas varas federais de origem.
Aperfeiçoamento das atividades na Vara Federal em decorrência das análises processuais da Comissão.
Ao organizar o arquivo, que é o objeto dessa Comissão, além de desafogar espaços, a CAD promove também um gradativo aperfeiçoamento nas atividades desempenhadas nas varas federais. As análises dos documentos desses processos aliada às experiências dos componentes dessa Comissão constituem valorosa contribuição para o trâmite processual. É o que Denise Feitosa chama de “cultura de enxugamento nos processos”, que servirá de modelo para as atividades na vara federal. “Corrigir o que não foi feito à época da extinção do processo”, argumenta Gilson Holanda.
Colaboração de Magistrados da JFCE
Em visita realizada à Comissão de Avaliação Documental, nessa quinta (20/09), o Diretor do Foro da JFCE, Juiz Federal Leonardo Resende Martins, ressaltou a grande contribuição dos Magistrados da JFCE, no sentido de dispor servidores para formarem a Comissão. “As experiências positivas dessa Comissão só aconteceram, só se distinguiram pela colaboração das varas federais, em reconhecimento à Comissão, pelos seus trabalhos”, ressaltou o Diretor do Foro.
“Esperamos que nossos magistrados se sintam motivados para enviarem servidores à Comissão”, concluiu.
LINK no Portal JFCE facilita pesquisa de processos
As pessoas interessadas em ter acesso aos processos em análise pela Comissão de Avaliação Documental – CAD podem acessar o link GESTÃO DE DOCUMENTOS, no portal www.jfce.jus.br.
Cada agrupamento de processos analisados pela CAD é identificado em um edital, onde constam os processos indicados para eliminação. Os interessados (partes ou procuradores) poderão requerer à Comissão de Avaliação Documental, mediante requerimento escrito, no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias a contar da data da publicação do edital, os autos dos processos que desejarem preservar.
